Waspada.co.id – Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) adalah sebuah cara kerja yang membantu Anda sebagai HR untuk mengelola semua data karyawan dengan sebuah aplikasi. Data karyawan yang dimaksud dapat meliputi data diri karyawan, jumlah kehadiran setiap bulan, slip gaji, hingga rekam jejak karyawan selama bekerja di perusahaan, serta data lainnya.
Tidak sedikit perusahaan yang masih mengelola data karyawan ini dengan aplikasi dasar yang membuat semua data-data tersebut terpisah karena cara pengolahannya yang berbeda. Misal penghitungan gaji menggunakan Ms. Excel tapi data kehadiran diolah dengan Spreadsheet.
Hal ini memang sah saja namun sangat berisiko terjadi kesalahan. Itulah kenapa aplikasi karyawan mulai diminati berbagai perusahaan. Tidak hanya perusahaan besar dengan banyak karyawan, namun juga perusahaan yang sedang berkembang.
Mengingat banyaknya manfaat yang didapat ketika Anda mengintegrasikan sistem aplikasi karyawan Anda. Simak berbagai manfaatnya berikut ini.
- Mengurangi Pekerjaan Manual
Tidak semua pekerjaan HR akan selesai hanya dengan 1 aplikasi, bahkan aplikasi yang sudah terintegrasi sekalipun. Anda masih memiliki pekerjaan manual yang hanya bisa dikerjakan dengan hadirnya Anda sebagai pemikir. - Data & Informasi Karyawan Lebih Rapi
Karena Anda hanya menggunakan 1 aplikasi yang sudah meliputi banyak data, maka data-data Anda akan ada dalam 1 wadah yang terstruktur. Sehingga ketika Anda membutuhkan suatu data dari karyawan tertentu, misalnya, akan lebih mudah dicari dengan memasukkan nomor ID karyawan tersebut. - Mengurangi Risiko Data Hilang & Rusak
Ketika Anda menggunakan aplikasi karyawan yang terintegrasi, biasanya Anda akan difasilitasi pemberi layanan aplikasi tersebut dengan server atau cloud penyimpanan data. Sehingga nantinya setiap data akan Anda unggah ke server tersebut. - Dapat Diakses Langsung Oleh Karyawan
Dengan aplikasi simpeg online, karyawan Anda tidak perlu lagi repot ketika ingin mengetahui beberapa hal, misalnya slip gaji. Karena mereka dapat langsung melihat data-data yang ia perlukan tanpa harus memintanya kepada HR atau bagian lain. Selain itu, Anda sendiri juga akan dimudahkan ketika harus memberi orientasi kepada karyawan baru. - Mempermudah Proses Analisis Data Karyawan
Evaluasi kinerja ini akan membutuhkan banyak data dan laporan yang dikeluarkan pada tahun atau periode tersebut. Bahkan untuk evaluasi kinerja perusahaan, Anda membutuhkan laporan pada periode sebelumnya. Jika Anda menggunakan 1 aplikasi karyawan yang terintegrasi, Anda akan lebih mudah mengumpulkan data dan laporan tersebut tanpa butuh waktu yang lama akibat aplikasi yang terlalu banyak.
Tips Memilih Aplikasi Simpeg Online Terbaik
Dalam rangka memaksimalkan kinerja karyawan di tengah situasi pandemi, berbagai perusahaan banyak mengandalkan teknologi untuk tetap menjalankan bisnis. Misalnya untuk memantau pekerjaan karyawan yang bekerja dari rumah.
Dewasa ini, perkembangan teknologi yang pesat memperluas opsi dan ragam aplikasi simpeg online atau aplikasi karyawan. Aplikasi yang hadir pun memiliki bermacam fitur dengan harga yang variatif. Tak jarang, kondisi pasar persaingan sempurna ini membuat bingung perusahaan yang baru mulai beralih ke penggunaan aplikasi simpeg online.
Sistem digital ini biasanya digunakan untuk membantu manajemen HR atau pemilik bisnis untuk memantau kinerja karyawan. Dalam memilih aplikasi simpeg online yang tepat, perusahaan harus mempertimbangkan banyak hal dan menyesuaikan karakter perusahaan.
Berikut tips yang bisa dijadikan panduan utama dalam memilih aplikasi simpeg online atau aplikasi karyawan:
1. Pastikan Aplikasi Simpeg Online Menyediakan Uji Coba Gratis
Dalam memilih aplikasi simpeg online, hal pertama yang bisa dilihat adalah layanan uji coba gratis (free trial). Hal ini agar Anda bisa mencoba dan menilai apakah aplikasi tersebut cocok dengan kebutuhan perusahaan. Uji coba sangat berguna dalam proses ini. Selain untuk mempelajari ragam fitur yang disediakan, kita juga bisa langsung mengetahui apakah aplikasi tersebut mudah untuk digunakan.
2. Pastikan Aplikasi Simpeg Online yang Lengkap
Banyaknya perusahaan teknologi yang menawarkan HRIS, membuat Anda harus jeli dalam mengenal dan memahami apa yang dibutuhkan perusahaan saat ini. Fitur yang lengkap bisa menjadi pertimbangan Anda. Misalnya fitur yang ditawarkan aplikasi mobile Talenta by Mekari.
Aplikasi ini diklaim sebagai salah satu pionir HRIS dengan pengalaman tahunan. Mulai dari fitur absensi, payroll atau hitung gaji, pembagian tugas, hingga rekam aktivitas, semua tersedia di aplikasi mobile Talenta by Mekari. Kemudahan mengakses data atau rekam kehadiran dan aktivitas kinerja karyawan yang bisa terus diawasi oleh pihak manajemen menjadi salah satu keunggulan aplikasi ini.
3. Perhatikan Sistem Keamanan Aplikasi
Saat kita menggunakan sistem berbasis digital seperti software, ada baiknya untuk tetap memperhatikan bagaimana software tersebut menyediakan sistem keamanan. Penting bagi kita untuk mengetahui bagaimana mereka menjaga semua data perusahaan.
Semua aplikasi absensi umumnya mengharuskan perusahaan atau pengguna untuk mengunggah data diri personal, atau data yang sifatnya sensitif. Untuk itu, jangan sampai aplikasi yang kita pilih malah membahayakan privasi karyawan dan perusahaan.
4. Pastikan Aplikasi Simpeg Online yang Fleksibel dan Mudah Digunakan
Pastikan bahwa kita memilih sistem HR yang mudah diintegrasikan dengan sistem lain. Misalnya sudah dilengkapi dengan fitur pendukung HRIS seperti shift kerja, pembagian kerja rekam kehadiran, rekam aktivitas, delegasi tugas, sosial media internal, yang semua terhubung dengan sistem penggajian dan tetap dapat memonitor kinerja karyawan.
5. Kemudahan Bahasa Operasional
Beberapa software HR mungkin dibangun dengan menggunakan bahasa yang sulit dimengerti oleh tim HR di sebuah perusahaan.
Terlebih jika orang-orang di dalam bagian HRD tersebut masih awam dengan teknologi HRD yang satu ini. Alih-alih memudahkan pekerjaan mereka, bahasa operasional dalam sistem yang sulit dimengerti justru akan memakan banyak waktu untuk dipelajari seluruh anggota tim HR.
6. Mulai Dari Fitur yang Paling Sederhana
Apabila Anda masih ragu mengenai fitur apa saja yang diperlukan oleh perusahaan karena semuanya terlihat begitu penting, maka sebaiknya memulai dulu dari fitur yang paling sederhana.
Cobalah untuk memakainya selama beberapa bulan, jika kemudian diperlukan fitur-fitur lain, maka tambahlah secara bertahap.
7. Sesuaikan Dengan Kebutuhan Perusahaan
Di dalam sebuah software HR terdapat beragam fitur yang akan memudahkan pekerjaan tim HR, namun demikian ada baiknya jika pilihan software tersebut kembali disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Mulailah dengan membuat urutan dari kebutuhan yang paling krusial. Pilihlah fitur-fitur utama pada software HR yang bisa memberikan efisiensi waktu bekerja pada bagian HRD.
8. Perhatikan Akurasi Sistem
Berbeda dari cara kerja manusia, software HR dibangun berdasarkan sebuah sistem pada komputer. Tentu saja, sistem bisa saja mengalami kesalahan jika Anda tidak berhati-hati saat memasukkan data.
Untuk itu, di awal penggunaan fitur-fitur coba cocokkan kembali antara penghitungan software HR dan manual.
Anda dapat memanfaatkan masa trial untuk melakukan pencocokan data dan penghitungan demi memastikan keakuratan penghitungan pada sistem.
9. Pertimbangkan Fleksibilitas
Tentu saja, masing-masing membutuhkan fitur HR yang berbeda-beda mengingat jumlah karyawan serta sistem kerja yang berbeda pula. Ada baiknya jika Anda mempertimbangkan hal-hal terkait fleksibilitas software HR itu sendiri sebelum memutuskan untuk menggunakannya.
Pilih software HR yang memiliki fitur lengkap dan dapat memenuhi kebutuhan kustomisasi perusahaan dari berbagai sektor industri.
Aplikasi mobile Talenta by Mekari termasuk aplikasi karyawan yang memiliki semua fitur tersebut. Anda bisa mengatur semua keperluan administrasi hingga pekerjaan secara self service dan otomatis terhubung dengan sistem penggajian yang sudah dilengkapi berbagai elemen pajak dan BPJS.
Aplikasi mobile Talenta by Mekari juga telah dilengkapi dengan fitur Benefit yang menyediakan layanan peminjaman uang dan asuransi yang didukung oleh mitra resmi yang diawasi oleh OJK. Aplikasi pengelola karyawan ini memiliki berbagai fitur yang akan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan administrasi karyawan.
Bukan hanya itu, Talenta by Mekari juga dapat mempermudah Anda mengelola administrasi perusahaan lainnya, mulai dari mengelola absensi, cuti, klaim dan reimbursement, hingga menghitung payroll lebih cepat.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Anda bisa lihat website resminya di https://www.talenta.co/ dan pilihlah produk serta layanan mana yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda! (*)
Discussion about this post