Waspada.co.id – Banyak orang yang sulit membedakan antara sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dengan sistem akuntansi, karena memiliki beberapa kesamaan.
Meskipun memiliki kemiripan dalam hal fungsionalitas, namun pada dasarnya keduanya merupakan software yang berbeda. Artikel ini akan menjelaskan perbedaan antara sistem ERP dan sistem akuntansi.
ERP merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan. Sistem ini terdiri dari paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul. Selain itu, ERP juga berfungsi untuk melayani dan mendukung berbagai proses dalam perusahaan.
Sehingga kegiatan operasional perusahaan menjadi lebih efisien dan perusahaan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen. Sistem ERP lebih menekankan kepada perencanaan, analisis sumber daya, manajemen pembelian, penjualan, akuntansi, inventaris, hingga pengelolaan sumber daya manusia seperti kepegawaian dan perhitungan penggajian karyawan.
Sistem ERP
Secara umum, sistem ERP dapat menjalankan hampir seluruh kegiatan operasional yang ada di dalam perusahaan. Semuanya dijalankan secara otomatis dan terhubung satu dengan yang lain. Misalnya, saat divisi akuntansi membuat sebuah faktur (invoice) pembelian barang, maka divisi pergudangan atau inventaris bisa melihat bahwa akan ada penambahan jumlah barang.
Kemudian, divisi keuangan bisa melihat bahwa ada pengeluaran yang baru saja bertambah. Lalu, divisi akuntansi juga bisa melihat jurnal yang terbit secara otomatis. Semua laporan dari seluruh divisi bisa manajer perusahaan lihat.
Sistem ERP yang baik dapat dengan mudah disesuaikan dengan berbagai model bisnis dan industri, mulai dari ritel dan grosir hingga manufaktur dan lembaga pendidikan. Sistem ini memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, seperti :
- Mempermudah dan mempercepat berbagai pekerjaan
- Mengurangi kesalahan manusia
- Menyuguhkan berbagai informasi penting bagi perusahaan secara real time
- Membantu manajemen dalam pengambilan keputusan
- Menangani berbagai isu terkait pelanggan
- Meningkatkan produktivitas bisnis, menjaga inventaris, dan masih banyak lagi.
Sistem akuntansi
Software atau perangkat lunak akuntansi adalah sebuah program aplikasi yang dirancang khusus untuk mempermudah pekerjaan para akuntan dalam pencatatan transaksi bisnis yang biasanya dilakukan secara manual, seperti pembelian, penjualan, penggajian, buku besar, dan berbagai macam kegiatan pencatatan akuntansi lainnya untuk menghasilkan laporan keuangan sebagai pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan.
Pada dasarnya, sistem akuntansi keuangan ini dibuat dengan tujuan untuk mempermudah seorang akuntan dalam membuat laporan keuangan yang terdiri dari neraca atau balance sheet, buku besar, trial balance, statement of cash flow, laba dan rugi, audit file KPP (Kantor Pelayanan Pajak), dan sebagainya.
Software ini memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, seperti mempercepat pengerjaan laporan keuangan, menghindari kesalahan penghitungan, meningkatkan efisiensi pekerjaan, mengotomatiskan berbagai macam transaksi, membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan dengan menyajikan data-data yang akurat, dan mengetahui kondisi keuangan perusahaan setiap saat secara real time.
Perbedaan Antara Sistem ERP dan Sistem akuntansi
Perbedaan antara kedua perangkat lunak ini terletak pada kebutuhan setiap perusahaan. Sistem ERP dapat divisi perusahaan dan setiap karyawan gunakan melalui pemberian akses untuk menggunakannya. Sementara sistem akuntansi pada umumnya hanya divisi akuntansi atau keuangan yang menggunakannya, dan penggunanya biasanya hanya para akuntan saja.
Sebelum memutuskan pemilihan software, perusahaan perlu mengetahui kebutuhannya terlebih dahulu. Jika perusahaan hanya membutuhkan otomasi untuk bagian akuntansi saja, maka menggunakan sistem akuntansi saja sudah cukup. Namun, bila perusahaan ingin mengotomatiskan setiap kegiatan operasional, maka sistem ERP adalah pilihan yang tepat.
Perusahaan juga perlu mempertimbangkan dari segi biaya. Sistem ERP yang menyajikan solusi lengkap untuk berbagai departemen, termasuk akuntansi, harganya tentu saja lebih mahal daripada sistem akuntansi yang hanya sanggup menangani satu divisi saja. Jika perusahaan sudah yakin dengan pilihan softwarenya, selanjutnya yang perlu diambil adalah memilih penyedia solusi software dan apakah sebaiknya menggunakan sistem konvensional atau sistem berbasis Cloud (berlaku baik untuk sistem ERP maupun sistem akuntansi).
Hal yang Perlu Diperhatikan Ketika Ingin Mengintegrasikan ERP dan Sistem akuntansi
Ketika bisnis berkembang pesat dan mungkin Anda ingin memutuskan untuk mengubah bisnis menjadi suatu perusahaan Go-Public, Anda tentu harus melakukan perubahan-perubahan sistem, salah satunya sistem keuangan.
Anda perlu mengganti atau meng-update paket sistem akuntansi terbaik yang Anda gunakan, agar sesuai dengan kebutuhan perkembangan perusahaan yang juga berubah.
Mungkin Anda juga ingin mencoba kombinasi antara Software Manajemen seperti ERP dengan Sistem akuntansi Anda. Intinya, perubahan-perubahan yang Anda lakukan diharapkan akan meningkatkan skalabilitas dan fleksibilitas ketika lingkungan bisnis Anda yang kompleks sedang bertumbuh.
Berikut hal-hal yang harus Anda perhatikan dan pertimbangkan ketika hendak mengubah atau meng-update sistem akuntansi.
1. Pilih Penyedia atau Vendor Sistem akuntansi yang Tepat
Terdapat perbedaan kebutuhan ketika Anda menggunakan Sistem akuntansi untuk ukuran perusahaan yang lebih besar. Mulai dari kualitas dan fitur yang disesuaikan dan beberapa langkah-langkah penanganan untuk memastikan sistem baru tersebut berhasil dimanifestasikan.
Pilih vendor Sistem akuntansi yang menawarkan dukungan teknis dan paket yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis atau perusahaan dengan anggaran untuk menyewa paket Sistem akuntansi tersebut.
2. Fokus pada Proses Migrasi Data Kepada Sistem Baru dan Pelatihan Terhadap Staf atau End-User Anda
Sistem akuntansi yang Anda pakai sebelumnya mungkin terkesan ‘ketinggalan zaman’. Penting untuk Mentransfer semua data catatan akuntansi dari sistem lama ke sistem baru. Ketika melakukan prosesnya, mungkin akan menjadi masalah ketika Anda tidak memetakan atau mengkategorikan jenis-jenis transaksi pada catatan akuntansi lama Anda.
Namun, dengan perencanaan yang solid dan tertata, migrasi dari sistem lama menuju sistem baru dapat berjalan mulus. Ketika menangani gagasan mengubah atau meng-update Sistem akuntansi, proses migrasi harus menjadi prioritas utama.
3. Pertimbangan untuk Menjalankan Integrasi Sistem Baru dan Lama secara Paralel
Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan jalur integrasi paralel dengan menjalankan sistem Sistem akuntansi lama dan sistem Sistem akuntansi baru secara terpisah. Meskipun terdengar rumit, tentu saja ini bisa menjadi solusi yang layak jika sistem baru mungkin belum berfungsi secara maksimal, dibarengi dengan menunggu kapan waktunya Anda benar-benar siap untuk meninggalkan sistem lama Anda.
Dengan menjaga kedua sistem ini berjalan, setidaknya tiga bulan, Anda dapat dengan mudah melihat dan memantau bagaimana seluruh proses sistem bekerja. Ini dapat menghilangkan berbagai masalah yang berpotensi muncul sebelum Anda sepenuhnya bergantung pada sistem Sistem akuntansi baru.
Mengadakan perubahan bagi sistem keuangan Anda sekali lagi mungkin membutuhkan waktu dan tenaga lebih. Namun ketika Anda berhasil menemukan kecocokan penggunaan Sistem akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan baru perusahaan atau bisnis, ini akan memperlancar alur kerja keuangan Anda.
Salah satu opsi pemilihan vendor Sistem akuntansi, Anda bisa mempertimbangkan Jurnal. Jurnal adalah Sistem akuntansi berbasis Cloud dan realtime yang menyediakan berbagai paket pilihan fitur akuntansi yang cocok dengan kebutuhan bisnis Anda.
Fitur-fitur seperti pelacakan stok persediaan, membuat invoice dan faktur penjualan, dan pembuatan Laporan Keuangan secara otomatis tersedia secara lengkap di Jurnal. (*)
Discussion about this post